Alcatel 4018-4019

Alcatel 4018-4019

Alcatel 4018-4019 1566 1200 One Opérateur

Les modèles Alcatel 4018 et 4019 peuvent être configurés selon les besoins de votre entreprise. Vous trouverez dans ce guide d’utilisation la majorité des opérations réalisables pour ces postes.

1. Le téléphone
2. Gestion du répertoire

2.1 Le répertoire collectif

2.1.1 Liste des contacts de l’entreprise et consultation

En fournissant à One Opérateur la liste des noms (15 caractères maxi) et numéros de téléphone de tous vos contacts, sur format Excel, le service Mise En Réseau les entrera pour vous dans le répertoire collectif de votre entreprise (qui peut contenir jusqu’à 400 numéros). Il vous enverra ensuite une liste en format papier des contacts de votre entreprise, avec attribution pour chacun d’un numéro raccourci en 4 chiffres, qu’il suffira de composer pour appeler le correspondant.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à contacter le Service Technique Client One Opérateur au 02 35 12 16 20.

De même, vous pourrez rechercher un contact de votre répertoire, en tapant la 1ère lettre du nom de celui-ci sur le clavier Azerty. Vous accèderez à un ou plusieurs correspondants enregistrés sous cette même lettre. En appuyant sur “Liste”, vous choisirez de vous positionner (par les flèches haut et bas du pavé directionnel) sur le correspondant que vous souhaitez contacter. Une pression sur la touche “OK” composera le numéro de téléphone automatiquement.

2.1.2 Enregistrer un nouveau numéro

Les modèles 4018 et 4019 ne permettent pas d’effectuer des enregistrements sur le répertoire collectif car il ne s’agit pas de postes opérateur (standard).

2.2 Le répertoire individuel

2.2.1 L’enregistrement des numéros

Dans ce répertoire, 40 numéros personnels peuvent être mémorisés.

Choisissez le numéro d’ordre que vous souhaitez programmer (1,2,3,…) à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel. Puis appuyez sur la touche “Information”. Le numéro choisi (suivi de “…”) se met à clignoter, appuyer alors sur “OK”.

“Label” apparaît : saisissez le nom du correspondant en utilisant les touches alphanumériques (rectifiez si besoin avec la touche “Retour”), puis validez par “OK”.

“Numéro” apparaît : saisissez le numéro (sans oublier le “0” pour l’extérieur), puis valider à nouveau. Le message “accepté” apparaît à l’écran, votre programmation est terminée.

2.2.2 Consulter un numéro

Appuyez sur la touche “Répertoire individuel”. Faites défiler la liste à l’aide des flèches bas ou haut du pavé directionnel. Sélectionnez le numéro programmé “1,2,3…”, puis faire “OK”. Votre poste compose directement le numéro du correspondant.

2.2.3 Modifier un numéro

Appuyez sur la touche “Répertoire individuel”. Sélectionnez le numéro que vous souhaitez modifier ou supprimez à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel. Puis appuyez sur la touche “Information” et validez par “OK”. Le nom à modifier ou à supprimer apparaît. Supprimez les lettres à l’aide de la touche “Retour”. “Label” réapparaît, ressaisissez un nom et validez par “OK”. Le numéro à modifier ou à supprimer apparaît.

Refaire les mêmes manipulations pour le nom.

Le message “accepté” apparaît à l’écran, votre modification a été prise en compte.

3. Passer des appels

3.1 À l’intérieur de l’entreprise

Composez le numéro du poste en interne.

3.2 À l’extérieur de l’entreprise

Composez le “0”, puis le numéro du destinataire.

3.3 À partir d’une touche programmée

Appuyez sur la touche correspondant à la personne ou au service que vous souhaitez joindre.

3.4 À partir du répertoire collectif

Faites défiler le menu à l’aide des flèches sur le pavé directionnel et sélectionner “Annuaire”, puis “OK”. Tapez la 1ère lettre du nom en utilisant les touches du pavé alphanumérique. Sélectionnez, à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel, le correspondant que vous souhaitez contacter. Une pression sur la touche “OK” composera le numéro de téléphone automatiquement.

3.5 Passer un appel sur un répondeur automatique “Fréquence Vocale”

La fréquence vocale est utile lorsque vous appelez des standards automatiques vous demandant de taper “1,2,3, *, #,…” pour joindre un service ou valider un choix.
En effet, si la fréquence vocale n’est pas enclenchée, le poste comprend que vous souhaitez composer un 2ème appel et met automatiquement le premier en attente.
Il faut donc appuyer dès le départ sur la touche “Fréquence Vocale” qui s’affiche sur votre écran, ou composer le “61” sur votre clavier numérique. Votre poste basculera en mode “Fréquence Vocale” et pourra alors prendre en charge vos choix : 1, 2, *, #, etc.

Attention :
L’activation est valide pour toute la durée de l’appel et se désenclenche automatiquement dès que vous avez raccroché.

3.6 À partir de la touche “Bis”

La touche “Bis” de votre poste vous permet de rappeler le dernier numéro composé. Il vous suffit de presser cette touche pour lancer l’appel.
Ou bien, la “Liste de bis”, accessible simplement en décrochant votre combiné, vous permet d’afficher les 10 derniers numéros composés. Il vous suffit de les faire défiler à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel. Une fois positionné sur le numéro que vous souhaitez rappeler, appuyez sur “OK” et le numéro se compose automatiquement.

Attention :
Il est impossible de connaître les numéros entrant avec lesquels vous avez été en conversation.

3.7 Passer un second appel en cours de communication

Composez le numéro du destinataire (sans oublier le “0” pour l’extérieur), le 1er correspondant passera automatiquement en attente. Un appel en attente se caractérise par une diode clignotante sur votre poste.

3.8 Passer un second appel en cours de communication à partir des touches d’appel direct

Lorsque vous êtes en ligne, composez directement le numéro du destinataire (sans oublier le “0” pour l’extérieur). Le 1er correspondant passera automatiquement en attente musicale.

4. Réceptionner les appels

4.1 Recevoir un appel

Appuyez sur la touche “Mains libres/Haut-parleur” pour répondre à un appel sans décrocher et bénéficier d’une écoute amplifiée. Les touches “Plus” et “Moins” vous permettent d’augmenter ou diminuer le volume.

4.2 Recevoir un second appel

Lorsque vous recevez un second appel en cours de communication, un léger bip se fait entendre dans le combiné et une diode rouge s’allume. Le numéro de votre correspondant s’affiche à votre écran. En appuyant sur la touche correspondante, sur le bord de l’écran, vous prenez la 2ème ligne. Ainsi, votre 1er correspondant passe directement en attente. La diode correspondante se mettra à clignoter.

4.3 Raccrocher l’appel en cours et reprendre le second

Appuyez sur la touche “Raccrocher” pour terminer l’appel en cours (sans raccrocher le combiné), puis sur la touche de la diode clignotante pour récupérer l’appel resté en attente.

4.4 Intercepter un appel

Appuyez sur la touche “Interception” si cette dernière est programmée.
Dans le cas contraire, composez sur votre clavier numérique le :

  • “72” pour l’interception dite globale d’un appel arrivant sur un poste appartenant à votre groupement téléphonique (au sein d’un même service par exemple),
  • “71” suivi du numéro de poste (que vous avez identifié), pour l’interception dite ciblée, d’un appel arrivant sur un poste identifié.

Dans les 3 cas, l’appel sera alors redirigé sur votre poste.

5. Gérer les appels

5.1 Transférer un appel

Composez le numéro du destinataire de l’appel (sans oublier le “0” pour l’extérieur), annoncez l’interlocuteur, puis appuyez sur “Transfert”.
Si le destinataire ne répond pas ou ne souhaite pas prendre l’appel, appuyez sur la diode clignotante. Puis reprenez l’interlocuteur.

5.2 Mettre un appel en attente

Pendant la communication, appuyez sur la touche “Attente” pré-programmée. Pour récupérer l’appel, appuyez sur la touche programmée sur laquelle la diode clignote.

5.3 Passer en mode conférence

Ce poste peut effectuer le mode conférence à condition qu’une touche soit programmée.
Si ce n’est pas le cas, veuillez effectuer une demande auprès du Service Technique Client joignable au 02 35 12 16 20 (choix n°1).

5.4 Renvoyer les appels

Pour un renvoi immédiat, appuyez sur la touche “Renvoi” si cette dernière est programmée (sinon composer le “791” sur le clavier numérique), puis composez le numéro destinataire (sans oublier le “0” pour l’extérieur).
Toutes les fonctions de renvoi sont également accessibles par le menu via les flèches haut et bas du pavé directionnel. Sélectionnez “Renvoi”, puis “OK”.
Sélectionnez l’option de renvoi qui vous convient :

  • “Immédiat” : tous les appels partent directement vers le numéro que vous composerez (sans oublier le “0” pour l’extérieur).
  • “Immédiat MV” : vos appels sont dirigés vers votre messagerie vocale.
  • “NPD” : personne ne peut vous joindre ni même laisser de message ; vous êtes en mode ne pas déranger.
  • “Si occupé” : les appels qui arriveront sur votre poste lorsque vous êtes en ligne passeront directement sur le numéro que vous avez composé.
  • “Suivez-moi” : un renvoi vers un poste interne.

Saisissez le numéro du destinataire (interne ou externe) et validez par “OK”.

5.5 Annuler un renvoi d’appel

Appuyez sur la touche “Renvoi” si elle est programmée (sinon composer le “790” sur le clavier numérique). L’annulation du renvoi est validée par un son spécifique. L’annulation du renvoi est également accessible par le menu via les flèches haut et bas du pavé directionnel. Sélectionnez “Renvoi”, puis “Annul renvoi” et validez par “OK”.

6. Gestion messagerie

6.1 Deux types de répondeurs

  • Le répondeur enregistreur
  • Le répondeur non enregistreur

6.2 Différents déclenchements de répondeur

6.2.1 Le répondeur automatique

Il s’enclenche automatiquement à horaire fixe, ce qui implique qu’à partir d’une certaine heure, les appels passés arrivent directement sur le répondeur et les postes ne sonnent plus.

6.2.2 Le répondeur manuel

C’est vous-même qui enclenchez et désenclenchez votre répondeur.

6.2.3 Le renvoi dynamique

Cette fonction permet de renvoyer les appels : au bout d’un nombre de sonneries prédéfini, l’appel bascule alors automatiquement sur un autre poste, puis sur un autre si nécessaire ou bien sur le répondeur.

Si vous avez choisi le répondeur automatique ou le renvoi dynamique, contactez le Service Technique Client au 02 35 12 16 20 (choix n°1) qui se chargera de vous le programmer dans les meilleurs délais.

6.3 Enregistrer le message du répondeur

Rendez-vous dans “Menu” à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel. Sélectionnez “Réglages”, choisissez la fonction “Boîte Vocale”. Puis laissez-vous guider.

6.4 Enclencher/désenclencher le répondeur manuellement

Vous pouvez enclencher ou désactiver le répondeur manuellement à condition qu’une touche soit programmée.
Si ce n’est pas le cas, veuillez effectuer une demande auprès du Service Technique Client joignable au 02 35 12 16 20 (choix n°1).

6.5 Consulter les messages

Appuyez sur la touche “Messagerie” pour accéder aux différents services de messagerie.

6.5.1 Pour les messages texte

Appuyez sur la touche “Messagerie” ; tapez “3” pour consulter les messages et “2” pour les supprimer.

6.5.2 Pour les messages vocaux

Appuyez sur la touche “Messagerie” ; tapez “1”, puis suivre le guide vocal pour consulter et supprimer les messages. Entrez le mot de passe*.

6.6 Interrogation à distance

Après avoir enclenché le renvoi sur votre poste, composez votre numéro d’une autre ligne. Pendant la diffusion de votre annonce de messagerie, tapez “#”, votre numéro de poste puis votre mot de passe* et laissez-vous guider.

*le mot de passe vous a été communiqué sur le rapport d’intervention, le jour de l’installation

7. Personnalisation du poste

7.1 Régler le poste

Rendez-vous dans le menu, puis à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel, sélectionnez “Réglages” et validez par “OK”. Sélectionnez ensuite “Options”, puis validez à nouveau par “OK”. Choisissez la fonction que vous désirez (“Sonnerie”, “Contraste”, “Jack”, “Casque forcé”) et laissez-vous guider par les fonctions affichées à l’écran.

7.2 Verrouiller le poste

À l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel, sélectionnez “Verrou” et entrez le mot de passe*.
Pour déverrouiller, recommencez l’opération.

7.3 Fixer un rendez-vous

Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure).

7.3.1 Rappel de rendez-vous temporaire

À l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel, sélectionnez “Rendez-vous” et validez par “OK”. Composez l’heure du rendez-vous. Validez l’heure du rendez-vous avec la touche “OK”.
À l’heure du rendez-vous, votre poste sonne ; tapez “OK”. Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise.
Pour annuler le rappel de rendez-vous temporaire, sélectionnez “Rendez-vous” à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel, validez par “OK”. Positionnez-vous en fin de ligne avec les flèches haut et bas. Effacez l’heure du rendez-vous à l’aide de la touche “Retour”, puis faites “OK”.

7.3.1 Rappel de rendez-vous permanent

À l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel, sélectionnez “Rendez-vous” et validez par “OK”. Appuyez sur la touche “Information”, sélectionnez votre choix, puis faites “OK”. Composez l’heure du rendez-vous. Validez l’heure du rendez-vous par “OK”.
À l’heure du rendez-vous, votre poste sonne ; tapez “OK”. Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise.
Pour annuler le rappel de rendez-vous permanent, sélectionnez “Rendez-vous” à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel, validez par “OK”. Appuyez sur la touche “Information”. Positionnez-vous en fin de ligne avec les flèches haut et bas. Effacez l’heure du rendez-vous à l’aide de la touche “Retour”, puis faites “OK”.

*le mot de passe vous a été communiqué sur le rapport d’intervention, le jour de l’installation

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