Alcatel 8038-8039s

Alcatel 8038-8039s

Alcatel 8038-8039s 1566 1200 One Opérateur

Les modèles Alcatel 8038 et 8039s possèdent toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion des appels, avec notamment un clavier Azerty permettant la recherche d’un numéro de téléphone par le nom.
Ces fonctionnalités étant en grande partie programmables, l’ensemble des opérations dont vous aurez besoin dans votre entreprise pourront être facilement configurées et utilisées grâce à ce guide d’utilisation.

1. Le téléphone

2. Gestion du répertoire

2.1 Le répertoire collectif

2.1.1 Liste des contacts de l’entreprise et consultation

En fournissant à One Opérateur la liste des noms (15 caractères maxi) et numéros de téléphone de tous vos contacts, sur format Excel, le service Mise En Réseau les entrera pour vous dans le répertoire collectif de votre entreprise (qui peut contenir jusqu’à 400 numéros). Il vous enverra ensuite une liste en format papier des contacts de votre entreprise, avec attribution pour chacun d’un numéro raccourci en 4 chiffres, qu’il suffira de composer pour appeler le correspondant.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à contacter le Service Technique Client One Opérateur au 02 35 12 16 20.

De même, vous pourrez rechercher un contact de votre répertoire, en tapant la 1ère lettre du nom de celui-ci sur le clavier alphabétique. Vous accèderez à un ou plusieurs correspondant enregistrés sous cette même lettre. En appuyant sur «Liste», vous choisirez de vous positionner (par les flèches haut et bas du pavé directionnel) sur le correspondant que vous souhaitez contacter. Une pression sur la touche «OK» composera le numéro de téléphone automatiquement.

2.1.2 Enregistrer un nouveau numéro

Rendez-vous dans l’onglet «Menu», choisissez «Opérateur», saisissez le mot de passe*, puis «OK» au centre du pavé directionnel. Sélectionnez «Répertoire», puis «Nouveau», entrez vos nom et prénom, puis «OK». Enfin, entrez le numéro de téléphone composé de 10 chiffres suivi de «OK».

2.2 Modifier ou supprimer un numéro

Rendez-vous dans l’onglet «Menu», choisissez «Opérateur», saisissez le mot de passe*, puis «OK» au centre du pavé directionnel. Sélectionnez «Répertoire» et choisissez le nom à supprimer ou à modifier en appuyant sur la flèche de gauche ou de droite du pavé directionnel, une fois le nom trouvé.

2.2.1 Pour effacer une entrée

Appuyez sur «Effacer» figurant à l’écran ; toutes les informations (nom, prénom et numéro de téléphone) sont alors effacées.

2.2.2 Pour modifier une entrée

Appuyez sur «Change» pour modifier une partie seulement des coordonnées.

2.3 Le répertoire individuel

2.3.1 L’enregistrement des numéros

Dans ce répertoire, 40 numéros personnels peuvent être mémorisés. Pour cela, il vous suffit de sélectionner la touche «Information», puis d’appuyer immédiatement sur une touche libre à côté de «…». Si aucune touche libre n’apparaît à l’écran, appuyez sur la flèche bas du pavé directionnel pour accéder à la page suivante.

Sur votre écran s’affichent «Label» et «Numéro». Appuyez sur la touche à côté de «Label», saisissez le nom du correspondant à l’aide du pavé Azerty et confirmez par la touche «OK». Appuyez ensuite sur la touche à côté de «Numéro», saisissez le numéro (sans oublier le «0» pour l’extérieur) et confirmez de nouveau par «OK».

2.3.2 Consulter un numéro

Appuyez sur la flèche bas ou haut du pavé directionnel, puis sélectionnez le nom de la personne que vous souhaitez appeler en appuyant sur la touche correspondante à côté de l’écran. Votre poste compose directement le numéro du correspondant.

2.3.3 Modifier un numéro

Appuyez sur la touche «Information», puis sur la touche programmée à modifier. Appuyez, suivant le cas, sur «Label» ou sur «Numéro». Saisissez votre modification (aidez-vous des flèches du pavé alphabétique si besoin), puis confirmez par «OK».

*le mot de passe vous a été communiqué sur le rapport d’intervention, le jour de l’installation

3. Passer des appels

3.1 À l’intérieur de l’entreprise

Composez le numéro du poste en interne.

3.2 À l’extérieur de l’entreprise

Composez le «0», puis le numéro du destinataire.

3.3 À partir d’une touche programmée

Appuyez sur la flèche bas ou haut du pavé directionnel, puis sélectionnez la touche correspondant à la personne que vous désirez joindre. Votre poste compose directement le numéro.

3.4 À partir du répertoire collectif

Tapez les premières lettres du nom sur le clavier Azerty (vous pouvez également faire défiler à l’aide des flèches droite et gauche du pavé directionnel, après avoir tapé au moins une lettre). Une fois que le nom du destinataire s’affiche, appuyez sur la touche correspondant à «OK» sur l’écran ou au centre du pavé directionnel pour lancer l’appel.

3.5 Passer un appel sur un répondeur automatique «Fréquence vocale»

La fréquence vocale est utile lorsque vous appelez des standards automatiques vous demandant de taper «1,2,3, *, #,…» pour joindre un service ou valider un choix.
En effet, si la fréquence vocale n’est pas enclenchée, le poste comprend que vous souhaitez composer un 2ème appel et met automatiquement le premier en attente.
Il faut donc appuyer dès le départ sur la touche «Fréquence Vocale» qui s’affiche sur votre écran, ou composer le «61» sur votre clavier numérique. Votre poste basculera en mode «Fréquence Vocale» et pourra alors prendre en charge vos choix : 1, 2, *, #, etc.

Attention : L’activation est valide pour toute la durée de l’appel et se désactive automatiquement dès que vous avez raccroché.

3.6 À partir de la touche «Bis»

La touche «Bis» de votre poste vous permet de rappeler le dernier numéro composé. Il vous suffit de presser cette touche pour lancer l’appel.
Ou bien, la «Liste de bis» accessible simplement en décrochant votre combiné, vous permet d’afficher les 10 derniers numéros composés. Il vous suffit de les faire défiler à l’aide des flèches haut et bas du pavé directionnel. Une fois positionné sur le numéro que vous souhaitez rappeler, appuyez sur «OK» et le numéro se compose automatiquement.

Attention : Il est impossible de connaître les numéros entrant avec lesquels vous avez été en conversation.

3.7 Passer un second appel en cours de communication

Composez le numéro du destinataire (sans oublier le «0» pour l’extérieur), le 1er correspondant passera automatiquement en attente. Le sigle «♫» apparaît sur votre écran. En appuyant sur ce sigle, vous reprenez la ligne qui était en attente. Vous pouvez ainsi alterner entre vos appels.

3.8 Passer un second appel en cours de communication à partir des touches d’appel direct

Lorsque vous êtes en ligne, appuyez sur la touche «Retour», cela vous permet de revenir à la page perso «Répertoire individuel». Vous pouvez, en appuyant sur une touche programmée, sélectionner un numéro d’appel direct et contacter un nouveau correspondant. Le 1er correspondant passera automatiquement en attente musicale.

3.9 Faire un rappel automatique sur poste occupé

Lorsque vous lancez l’appel sur un poste et que celui-ci est occupé, «Rappeler» s’affiche à l’écran. Enclenchez la fonction, puis raccrochez. Ainsi, dès que votre correspondant aura raccroché, votre poste sonnera. En décrochant le combiné, vous lancez le rappel automatique.

4. Réceptionner les appels

4.1 Recevoir un appel

Appuyez sur la touche «Mains libres/Haut-parleur» pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher et bénéficier d’une écoute amplifiée.

4.2 Recevoir un second appel

Lorsque vous recevez un second appel en cours de communication, un léger bip se fait entendre dans le combiné. Le numéro de votre correspondant s’affiche à votre écran. En appuyant sur la touche correspondante, sur le bord de l’écran, vous prenez la 2ème ligne. Ainsi, votre 1er correspondant passe directement en attente.

4.3 Raccrocher l’appel en cours et reprendre le second

Appuyez sur la touche «Raccrocher» pour terminer l’appel en cours (sans raccrocher le combiné), puis sur «♫» pour récupérer le second appel.

4.4 Intercepter un appel

Pour intercepter un appel, vous avez plusieurs possibilités :

  • Appuyer sur la touche programmée correspondant au poste sur lequel l’appel arrive.
  • Composer sur votre clavier numérique le :
    • «72» pour l’interception dite globale d’un appel arrivant sur un poste appartenant à votre groupement téléphonique (au sein d’un même service par exemple),
    • «71» suivi du numéro de poste (que vous avez identifié), pour l’interception dite ciblée, d’un appel arrivant sur un poste identifié.

Dans les 3 cas, l’appel sera alors redirigé sur votre poste.

5. Gérer les appels

5.1 Transférer un appel

Composez le numéro du destinataire de l’appel (sans oublier le «0» pour l’extérieur), annoncer l’interlocuteur, puis appuyer sur «Transfert».
Si le destinataire ne répond pas ou ne souhaite pas prendre l’appel, appuyer sur la touche «Raccrocher». Puis reprenez l’interlocuteur.

5.2 Mettre un appel en attente

Pendant la communication, «Attente» s’affiche sur votre écran. Appuyez sur la touche située à coté pour mettre votre interlocuteur en attente, puis sur «♫» pour récupérer l’appel.

5.3 Passer en mode conférence

En mode conférence, 3 personnes peuvent communiquer entre elles.
En ligne avec votre premier interlocuteur, composez le numéro pour joindre le second intervenant. Le premier appel passe alors automatiquement en attente (♫).
Sélectionnez ensuite la fonction «Conférence» qui s’affiche sur votre écran.
Le mode «Conférence» se désenclenche automatiquement dès que vous avez raccroché.

5.4 Renvoyer les appels

Appuyez sur la touche correspondant au renvoi d’appel (en haut à droite de votre écran) et sélectionnez l’option de renvoi qui vous convient :

  • «Immédiat» : tous les appels partent directement vers le numéro que vous composerez (sans oublier le «0» pour l’extérieur).
  • «Immédiat MV» : vos appels sont dirigés vers votre messagerie vocale.
  • «NPD» : personne ne peut vous joindre ni même laisser de message : vous êtes en mode ne pas déranger.
  • «Si occupé» : les appels qui arriveront sur votre poste lorsque vous êtes en ligne passeront directement sur le numéro que vous avez composé.
  • «Suivez-moi» : renvoi vers un poste interne.

L’activation du renvoi est indiquée par la rotation de la flèche en haut à droite de l’écran.

5.5 Annuler un renvoi d’appel

Appuyez sur l’icône «Renvoi» en haut à droite, choisissez la fonction «Annul renvoi» : un signal sonore retenti et «anRenvoi accepté» s’affiche sur votre écran.

6. Gestion messagerie

6.1 Deux types de répondeurs

  • Le répondeur enregistreur
  • Le répondeur non enregistreur

6.2 Différents déclenchements de répondeur

6.2.1 Le répondeur automatique

Il s’enclenche alors automatiquement à horaire fixe, ce qui implique qu’à partir d’une certaine heure les appels passés, arrivent directement sur le répondeur, et les postes ne sonnent plus.

6.2.2 Le répondeur manuel

C’est vous-même qui enclenchez et désenclenchez votre répondeur.

6.2.3 Le renvoi dynamique

Cette fonction permet de renvoyer les appels : au bout d’un nombre de sonneries prédéfini, l’appel bascule alors automatiquement sur un autre poste, puis sur un autre si nécessaire ou bien sur le répondeur.
Une programmation est possible sur tous les postes, dans la limite de 2 renvois maximum par poste.

Si vous avez choisi le répondeur automatique ou le renvoi dynamique, contactez le Service Technique Client au 02 35 12 16 20 (choix n°1), qui se chargera de vous le programmer dans les meilleurs délais.

6.3 Enregistrer le message du répondeur

Rendez-vous dans «Menu» en appuyant sur la flèche de gauche du pavé directionnel. Sélectionnez «Réglages», choisissez la fonction «Boîte voc», puis «Message perso» pour enregistrer votre annonce, ou bien «Enregistrer nom» pour enregistrer votre nom sur une bande annonce.
Appuyez sur la touche «Enregistrer». Dès que l’enregistrement est terminé, appuyez sur «Stop», puis sur «Écouter».
Recommencez l’opération jusqu’à ce que le message vous convienne.
Pour valider votre message, appuyez sur «OK» au centre du pavé directionnel.

6.4 Enclencher/désenclencher le répondeur manuellement

Appuyez sur la touche «Renvoi» en haut à droite et choisissez la fonction «Immédiat MV».
Pour annuler le renvoi, appuyez de nouveau sur la touche «Renvoi», puis sélectionnez «Annul renv».

6.5 Consulter les messages

Appuyez sur la touche «Messagerie» pour accéder aux différents services de messagerie.

6.5.1 Pour les messages texte

Sélectionnez «Lire texte», puis appuyez sur «OK» au centre du pavé directionnel. Le numéro qui a essayé de vous joindre s’affiche alors à l’écran. Si vous voulez connaître la date et l’heure de l’appel, sélectionnez «Suite».

6.5.2 Pour les messages vocaux

Sélectionnez «Voix», entrez le mot de passe*, puis sélectionnez «Consulter», «OK» (au centre du pavé directionnel) et «Écouter»

6.5.3 Pour les messages de votre poste ou «Boîte générale»

Sélectionnez «Galbx» (=votre poste) ou «Boîte générale», entrez le mot de passe*, puis sélectionnez la fonction désirée.

6.6 Interrogation à distance

Après avoir enclenché le renvoi sur votre poste, composez votre numéro d’une autre ligne. Pendant la diffusion de votre annonce de messagerie, tapez «#», votre numéro de poste puis votre mot de passe* et laissez-vous guider.

*le mot de passe vous a été communiqué sur le rapport d’intervention, le jour de l’installation

7. Personnalisation du poste

7.1 Régler le poste

Sélectionnez l’onglet «Menu» à l’aide du pavé directionnel, puis «Réglages» sur votre écran. Sélectionnez «Poste», puis la fonction désirée («Sonnerie», «Contraste», «Jack», «Casque forcé») et laissez-vous guider par les fonctions affichées à l’écran.

7.2 Options personnelles

Sélectionnez l’onglet «Menu» à l’aide du pavé directionnel, puis «Réglages» sur votre écran. Sélectionnez «Options», puis la fonction désirée («Mot de passe», «Page accueil», «Langue») et laissez-vous guider par les fonctions affichées à l’écran.

7.3 Verrouiller le poste

Sélectionnez l’onglet «Menu» à l’aide du pavé directionnel, puis «Verrou» sur votre écran, et entrez le mot de passe*.
Pour déverrouiller, recommencez l’opération.

7.4 Fixer un rendez-vous

Sélectionnez l’onglet «Menu» à l’aide du pavé directionnel, puis «Rendez-vous» sur votre écran. Entrez l’heure du rappel à l’aide du pavé numérique et appuyez sur «OK». Le signal du rendez-vous s’affiche en haut, au centre de l’écran. Pour arrêter le rendez-vous, recommencez l’opération et sélectionnez «Effacer», puis «OK» au centre du pavé directionnel. Si le rendez-vous est maintenu, il s’affiche alors sur votre écran (en haut, au centre). Vous pouvez arrêter la sonnerie avec la touche correspondant à «OK» sur l’écran.

Si vous désirez que le rendez-vous soit permanent, appuyez sur «Choix» au moment de saisir l’heure du rendez-vous. L’écran affichera alors «RdV temporaire» ou «RdV permanent». Sélectionnez votre choix puis appuyez sur «OK» au centre du pavé directionnel.

*le mot de passe vous a été communiqué sur le rapport d’intervention, le jour de l’installation

8. Réglages spéciaux

8.1 Réglage de l’heure

Sélectionnez l’onglet «Menu» à l’aide du pavé directionnel, puis «Opérateur». Saisissez le mot de passe*, puis sélectionnez «Horloge». Modifiez ensuite l’heure et confirmez par «OK»

*le mot de passe vous a été communiqué sur le rapport d’intervention, le jour de l’installation

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