Guide d’utilisation de OneApp

Guide d’utilisation de OneApp

Guide d’utilisation de OneApp 1900 722 One Opérateur

Ce guide aide les utilisateurs à comprendre, configurer et utiliser les fonctions du softphone OneApp de la solution centrex One Opérateur.

OneApp, disponible en version web ou autonome, est une interface interactive tirant parti de la puissance du PC et du téléphone permettant aux utilisateurs de configurer et gérer leurs paramètres de communications unifiées sur une seule interface (contrôle des appels, de la messagerie vocale, des règles de transmission, des contacts personnels et d’entreprise, de la messagerie instantanée, LDAP et l’intégration Outlook, liste noire, conférence…).

OneApp est livrée avec un logiciel de téléphonie intégré offrant des communications SIP basées sur IP et des services pour PC à téléphone, de PC à PC et téléphone à PC pour appeler de n’importe où.
La version Web de OneApp offre tous les services OneApp sans nécessité d’installer un logiciel sur le PC. La version web est accessible ici.
OneApp existe aussi en version logicielle pour Windows et Mac. L’application est téléchargeable ici.

1. Mon profil

1.1 Configurer et modifier mon mot de passeUn mot de passe est nécessaire pour se connecter à votre application OneApp.
Par défaut, le mot de passe est celui qui vous a été fourni lors de l’installation.
Pour accéder à votre mot de passe dans OneAp, sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Sélectionnez l’onglet «Détails» pour accéder à votre mot de passe.
Pour modifier votre mot de passe dans OneApp, sélectionnez «Changer le mot de passe». Entrez votre «Mot de passe actuel», saisissez votre «Nouveau mot de passe». Confirmez votre «Nouveau mot de passe». Cliquez sur «Sauver» en haut à droite de l’application.

Attention : votre mot de passe doit contenir uniquement des chiffres.

Pour vérifier votre mot de passe, cliquez sur «Se déconnecter» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application.

Connectez-vous à OneApp en utilisant votre nouveau mot de passe.

Pour récupérer votre mot de passe oublié, allez sur OneApp, cliquez sur «Mot de passe oublié» et suivez les instructions.

1.2 Éditer mon profilLe profil utilisateur est un affichage visuel des données personnelles. Il comprend l’identité de l’utilisateur tel que le prénom, le nom, le titre du poste, l’adresse mail, ainsi que le numéro interne et externe de l’utilisateur.
Un numéro externe peut être attribué à votre profil afin de permettre aux appelants de vous contacter sur votre numéro de mobile ou votre numéro personnel.

Accéder à mon profil OneApp
Connectez-vous à OneApp. Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Puis sélectionnez l’onglet «Détails» pour accéder à votre profil.

Ajouter un numéro personnel externe dans OneApp
Les numéros externes sont des informations personnelles pour vous contacter en dehors de l’entreprise.
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Ensuite sélectionnez l’onglet «Détails» puis allez dans «Détails Personnels». Cliquer sur «l’icône du stylo» et entrez votre numéro de mobile ou votre numéro personnel.

1.3 Gestion de mes substitutsUn substitut est un contact de remplacement qui répond aux appels pour le compte de l’utilisateur.
Quand un substitut est défini, l’utilisateur est capable de gérer l’activation du substitut en fonction de son état (disponible, malade, en vacances …).

Cas d’utilisation
Vous partez en vacances et vous souhaitez que tous vos appels entrants soient transmis à votre secrétaire en votre absence.
Pour ce faire, vous devez activer le service de redirection via votre application OneApp. (cf. 7.2 Les règles de Redirection d’Appels).
Ensuite, vous devez configurer votre «Secrétaire» comme une personne qui vous remplacera pour le traitement de vos appels.
Et enfin, vous devez modifier votre état de présence en mode «En vacances».
Une fois le service activé, tous les appels que vous recevez sont transmis à votre secrétaire. A votre retour, vous pouvez modifier votre statut en «Disponible» pour désactiver la redirection d’appels vers votre secrétaire. (cf. 1.6 Manager mon état de présence).

Accéder à mes substituts depuis OneApp
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Sélectionnez l’onglet «Détails» pour accéder à votre profil. Allez dans la rubrique «Substituts».

Ajouter un substitut dans OneApp
Allez dans la rubrique «Substituts», entrez le nom ou le numéro de votre substitut et sélectionner votre substitut parmi le menu déroulant.
Lorsqu’une personne composera votre numéro d’extension, tous les appels seront redirigés vers votre substitut.

1.4 Manager mon identifiant d’appelantCe service vous permet de modifier le numéro qui est affiché lors d’un appel externe. Vous avez la possibilité d’appartenir à un groupe d’extensions et de présenter un numéro commun pour tous vos appels externes.
Par conséquent, vous pouvez personnaliser le numéro qui apparaît sur les écrans lors d’un appel externe.
Ce service vous permet également de masquer votre numéro et d’être considéré comme un appel masqué lors de vos appels externes.

Modification de l’affichage de votre numéro lors d’un appel externe
Votre numéro est défini par défaut par votre administrateur.
La modification du numéro que vous présentez lors d’un appel externe peut être réalisée en utilisant votre application OneApp.

Accès à la personnalisation de votre numéro
Cliquez sur le numéro à côté de votre profil, en haut à gauche de votre application. Cliquez sur «Gérer le numéro personnalisé» pour accéder à «Mon Numéro Personnalisé».

Afficher votre numéro d’appelant
Par défaut, votre numéro est affiché lorsque vous effectuez un appel externe.
Dans le menu «Mon Numéro Personnalisé», vérifiez que le champ «Masquer mon Numéro» soit sur «Non» pour afficher votre numéro.

Modifier votre numéro d’identification lors d’un appel externe
Votre numéro d’identification peut être modifié manuellement ou par l’«État de Présence».

• Si vous le configurez en «Mode Manuel»
Cliquez sur le numéro à côté de votre profil, en haut à gauche de votre application. Cliquez sur «Gérer le numéro personnalisé» pour accéder à «Mon Numéro Personnalisé». Accédez à la rubrique «Numéro Actuel» et sélectionnez le numéro souhaité.
Votre nouveau numéro d’identification d’appelant s’affiche désormais lorsque vous effectuez vos appels externes.

• Si vous le configurez en «Mode Géré par la présence»
Cliquez sur le numéro à côté de votre profil, en haut à gauche de votre application. Cliquez sur «Gérer le numéro personnalisé» pour accéder à «Mon Numéro Personnalisé». Sélectionnez «Géré par la présence» dans la rubrique «Mon numéro personnalisé». Choisissez un «État de Présence» dans la liste des états et associez un numéro d’identification d’appelant à cet état.
Votre nouveau numéro d’identification d’appelant s’affiche désormais lorsque vous effectuez vos appels externes.

Suppression de l’identification de l’appelant associé à un État de Présence
Cliquez sur votre numéro d’appelant à supprimer, sélectionnez «Retirer».

Masquer votre numéro d’appelant lors d’un appel externe
Cliquez sur le numéro à côté de votre profil, en haut à gauche de votre application. Cliquez sur «Gérer le numéro personnalisé» pour accéder à «Mon Numéro Personnalisé».
Dans le menu «Mon Numéro Personnalisé», mettre le champ «Masquer mon Numéro» sur «Oui» pour masquer votre numéro.

Votre numéro d’appelant est désormais masqué lors de vos appels externes.

Vérification de votre nouveau numéro d’appelant lors d’un appel externe
Le nouveau numéro est affiché dans votre profil en haut à gauche de votre application. Effectuez un appel externe et vérifiez que votre nouvel identifiant d’appelant s’affiche bien sur le terminal externe.

1.5 Les groupes d’extensionUn groupe d’extension est un groupement d’appel auquel il est possible de faire sonner plusieurs postes en même temps.
Pour visualiser les groupes d’extension auxquels vous appartenez cliquez sur «Groupes», puis dans la partie «Groupes d’extension», vous trouverez le listing de vos groupes.

Si votre administrateur a activé l’option des réglages de redirection du groupe, vous aurez la possibilité de créer et d’éditer les règles. Pour ce faire, cliquez sur le groupe en question, puis cliquez sur «Éditer les redirections» (cf. 7.2 Règles de redirection d’appels).

1.6 Manager mon état de présenceLes statuts de présence fournissent des informations sur l’état de l’utilisateur. L’utilisateur a la possibilité de changer son statut parmi les propositions suivantes :
• Disponible
• Occupé
• Absent
• Réunion avec un client
• Cours de formation
• Voyage
• Repas
• Malade
• Vacances
Par défaut, l’état de présence est «Disponible».

Cas d’utilisation
Vous partez en voyage pendant une semaine et vous souhaitez informer vos appelants de votre état de présence.
Vous pouvez définir votre nouvel état de présence avec une date et une heure données. Cette configuration peut être faite instantanément ou à l’avance.
Une fois votre nouveau statut défini, OneApp diffuse l’information dans le répertoire de l’entreprise. Toutes les futures personnes qui tenteront de vous joindre verront votre état de présence et votre message personnalisé, si vous en avez configuré un.

Accéder à votre état de présence
Votre état de présence s’affiche directement sur votre profil.

Modifier votre état de présence
Cliquez sur l’ »Icône crayon » pour modifier votre état de présence et sélectionnez celui qui vous convient. Dans ce cas, vous modifiez manuellement votre état.

Programmer un état de présence
Cliquez sur l’ »Icône crayon » au niveau de l’état de présence, cliquez sur «Gérer l’agenda». Sélectionnez l’état de présence souhaité.
Indiquez si l’événement commence «Maintenant» ou «Plus tard». Complétez les champs date et heure de début et de fin de l’événement. Puis le «Nom de l’événement», le «Message personnalisé» si vous le désirez et enfin si vous souhaitez ou non répéter l’événement. Cliquez sur «Sauver» afin d’enregistrer.
Votre nouvel état de présence apparaitra lors de l’activation de votre événement.

1.7 Manager mes événementsUn événement est créé à chaque fois que l’utilisateur modifie sa situation.
Tous les événements sont répertoriés dans un agenda de l’application OneApp.

Accéder à mes événements
Cliquez sur l’icône crayon au niveau de l’état de présence, puis cliquez sur «Gérer l’agenda».
Tous les événements créés sont ajoutés dans votre agenda.

Créer un événement
Cliquez sur «Nouvel événement», sélectionnez votre «État de présence».

Indiquez si l’événement commence «Maintenant» ou «Plus tard».

Complétez les champs date et heure de début et de fin de l’événement. Puis le «Nom de l’événement», le «Message personnalisé» si vous le désirez et enfin si vous souhaitez ou non répéter l’événement. Cliquez sur «Sauver» afin d’enregistrer.

Votre nouvel état de présence apparaitra lors de l’activation de votre événement.

Supprimer un événement
Cliquez sur l’événement à supprimer. Cliquez sur la flèche en haut de la page à côté du titre «Editer». Sélectionner «Retirer».

L’événement sera supprimé de votre agenda.

1.8 RépertoireVous avez la possibilité d’accéder à vos répertoires de contacts depuis votre compte OneApp.
Plusieurs répertoires de contacts sont disponibles :
• Tous : regroupe tous les contacts, numéro des services et numéros de groupes,
• Départements : classe les contacts en fonction de leur service,
• Favoris : regroupe les numéros que vous avez mis en favoris,
• Groupes : présente les groupes internes,
• Répertoire personnel : regroupe vos contacts personnels,
• Services : regroupe les numéros de services (exemple : messagerie vocale),
• Contacts Partagés : regroupe les contacts communs à l’entreprise
• Numéro abrégé : classe les numéros d’extensions correspondants à des destinations externes ou internes (numéros communs à l’entreprise), géré par votre administrateur,
• Employés : répertorie tous les collaborateurs de l’entreprise.
Les contacts de l’entreprise sont déjà pré-enregistrés et ne peuvent pas être supprimés. Alors que les contacts personnels peuvent être ajoutés, modifiés et supprimés.
Vous pouvez ajouter vos contacts (privés ou d’entreprise) dans votre liste de contacts « Favoris ».

Ajouter, modifier et supprimer des contacts

Attention : ajouter un contact dans le répertoire d’entreprise peut être effectué uniquement par votre administrateur.

Pour ajouter un contact dans votre répertoire personnel :
Allez dans votre «Répertoire Personnel» à l’aide des flèches sur le côté, sélectionnez OneApp en haut de l’application puis «Ajouter». Complétez toutes les informations concernant votre contact (Prénom, Nom, courriel, Numéro de téléphone…).

Attention : les numéros de téléphone doivent être enregistrés de la manière suivante : +33 (numéro à 9 chiffres), exemple : +33235121620.

Validez en sélectionnant «Sauver» en haut à droite de l’application.

Pour éditer un contact

Attention : On ne peut pas éditer les contacts des répertoires Service, Groupes et Numéro abrégé, contacts partagés..

Allez dans votre répertoire (Répertoire Personnel, Employés), sélectionnez votre contact. Sélectionnez «Contacts» en haut de l’application puis «Edition» pour éditer le contact. Complétez toutes les informations concernant votre contact (Site web, E-mail, Numéro de téléphone).

Valider en sélectionnant «Sauver» en haut à droite de l’application.

Seuls les contacts de votre «Répertoire Personnel» peuvent être supprimés : allez dans votre répertoire (Répertoire Personnel), sélectionnez votre contact.
Sélectionnez «Contacts» en haut de l’application, puis «Supprimer» pour supprimer le contact.

Seuls les contacts présents dans votre répertoire «Employés» et «Répertoire Personnel» peuvent être mis dans votre répertoire «Favori» : allez dans votre répertoire (Répertoire Personnel ou Employés), sélectionnez votre contact, puis cliquez sur «Favori».

Vérifier que votre contact a bien été ajouté à votre répertoire « Favoris » : allez dans votre répertoire «Favoris», vérifiez la présence du contact.

Enlever un contact du répertoire « Favoris » : allez dans votre répertoire «Favoris», sélectionner votre contact, puis désélectionner «Favoris».

Importer vos contacts personnels Outlook
L’application OneApp vous permet d’importer vos contacts Outlook directement dans votre répertoire personnel OneApp. Pour cela vous devez disposer de la version logicielle de OneApp.

Attention : les numéros de téléphone doivent être enregistrés de la manière suivante : +33 (numéro à 9 chiffres), exemple : +33235121620.

Vos contacts personnels sont visibles uniquement par vous.

Cliquez sur «Configuration» en haut à gauche puis «Préférences».
Dans l’onglet «Général» cliquez sur «Importer vos contacts Outlook».
Vous retrouverez vos contacts Outlook dans votre répertoire personnel.

2. Mes terminaux
Un utilisateur peut avoir plusieurs terminaux sur la solution Centrex, l’application OneApp permet aux utilisateurs d’avoir accès au contrôle de ses terminaux.
Lors de la connexion à OneApp, si l’utilisateur dispose d’une version logicielle de OneApp et des droits pour utiliser le softphone lié à OneApp, alors l’utilisateur sera invité à connecter ou non un softphone à son numéro d’extension (l’utilisateur peut demander l’activation automatique de son softphone à chaque connexion sur son compte OneApp).
Si aucun softphone n’est connecté, OneApp utilisera le premier terminal connecté au compte comme terminal par défaut pour effectuer des appels depuis votre application OneApp.2.1 Softphone OneAppAccéder à mon softphone
Connectez-vous à OneApp, sélectionnez «Oui» ou «Non», pour utiliser le softphone. Remplissez la zone géographique (utilisée pour identifier l’emplacement de l’utilisateur pour les services d’urgence).Accéder à OneAppConnecter mon softphone
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Dans l’onglet «Mes téléphones», allez dans la partie «Téléphones». Cliquez sur «Connecter le téléphone virtuel».Réglages softphone OneAppReglage softphoneDéconnecter mon softphone
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Dans l’onglet «Mes téléphones», allez dans la partie «Téléphones». Cliquez sur «Déconnecter le téléphone virtuel».Déconnecter le softphoneL’utilisateur peut décider de connecter le téléphone virtuel pour la réception d’appels en utilisant le bouton suivant.Déconnecter le softphoneAlternativement, l’utilisateur peut désactiver ou activer le bouton de son softphone. Le message «Aucun téléphone ne peut recevoir d’appels» apparait si tous les terminaux sont désactivés ou hors services.Vos appelants seront directement redirigés sur une tonalité d’occupation.
Définir le nombre d’appels simultanés
OneApp permet à l’utilisateur de définir le nombre d’appels simultanés.
Ce nombre est indiqué dans la description de chacun de vos terminaux connectés.
Accédez au menu déroulant en haut à droite, cliquez sur «Réglages». Dans l’onglet «Mes téléphones», sélectionnez votre téléphone sur lequel vous souhaitez augmenter le nombre de communications simultanées.
Dans la rubrique «Appels simultanés», cliquez sur l’icône «+» pour augmenter le nombre d’appels simultanés autorisés. Minimum de 2 et un maximum de 5.
Cliquez sur «sauver» pour activer les modifications.Dans la rubrique «Autoriser les appels en attente», pour accepter les appels simultanés, activez le bouton.Définir le délai de sonnerie du téléphone
OneApp vous permet de définir le délai en seconde entre l’arrivé de l’appel entrant et la sonnerie de votre terminal. Cette fonction vous permet de privilégier un terminal en le faisant sonner avant les autres.
Sélectionnez votre téléphone. Modifiez le «Temps d’attente en secondes avant de faire sonner le téléphone, après indication d’appel entrant». Cliquez sur + ou – pour configurer votre délai par exemple 7 secondes.
Cliquer sur «Sauver» pour activer vos modifications.
Il y aura 7 secondes d’attente avant de faire sonner votre terminal.2.2 OneApp pour téléphones IPAccéder à mon terminal IP dans OneApp
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Dans l’onglet «Mes téléphones», se rendre dans la partie «Téléphones».Activer mon téléphone IP
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Dans l’onglet «Mes téléphones», se rendre dans la partie «Téléphones».
Sélectionnez le modèle de votre téléphone et activez le poste à l’aide du bouton correspondant.Désactiver mon téléphone IP
Sélectionner «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Dans l’onglet «Mes téléphones», se rendre dans la partie «Téléphones». Sélectionnez le modèle  et désactivez le poste à l’aide du bouton correspondant.
«Ce téléphone refuse actuellement les appels» est affiché.Définir les appels simultanés dans OneApp pour votre téléphone IP
OneApp permet à l’utilisateur de définir le nombre d’appels simultanés. Il est indiqué, dans la description de chacun de vos terminaux connecté, le nombre d’appels simultanés autorisés.
Sélectionnez votre terminal. Cliquez sur l’icône «Plus» pour augmenter le nombre d’appels simultanés autorisés. Minimum de 2 et un maximum de 5. Cliquez sur «Sauver» pour activer les modifications.Sélectionnez «Autoriser les appels en attente» si vous voulez pouvoir accepter les appels simultanés.Définir le délai avant la sonnerie du terminal
OneApp vous permet de définir le délai en seconde entre l’arrivée de l’appel entrant et la sonnerie de votre terminal. Cette fonction vous permet de privilégier un terminal en le faisant sonner avant les autres.
Sélectionnez votre terminal, modifiez le «Temps d’attente en secondes avant de faire sonner le téléphone, après indication d’appel entrant». Cliquez sur + ou – pour configurer votre délai par exemple 7 secondes. Cliquer sur «Sauver» pour activer vos modifications.
Il y aura 7 secondes d’attente avant de faire sonner votre terminal.2.3 Programmer une touche depuis OneAppVous avez la possibilité de programmer des touches de votre poste téléphonique directement sur OneApp.
Pour ce faire, se rendre dans le menu en haut à droite de l’application, sélectionnez «Réglages».Dans l’onglet «Mes téléphones», puis «Téléphones» sélectionnez le téléphone sur lequel vous souhaitez configurer les touches.Cliquez sur le bouton « Touches programmées ».Un nouvel onglet s’ouvre avec le listing de vos touches programmables.Sélectionnez une touche disponible qui est identifiée par le libellé «Libre».
Vous avez la possibilité de créer une touche de :
• Ligne : permet de prendre plusieurs appels
• Supervision : il s’agit de touches qui permettent de voir l’état de disponibilité et d’appeler le correspondant interne.
• Numéro abrégé : permet de créer des touches pour appeler des numéros interne/externe.

Attention : les numéros de téléphone doivent être enregistrés de la manière suivante : +33 (numéro à 9 chiffres), exemple : +33235121620.

Lors de la configuration d’une touche de supervision ou de numéro abrégé, il faudra renseigner la «Destination» ainsi que l’»étiquette». L’étiquette sera affichée sur la touche du téléphone.

Pour enregistrer, cliquez sur «Sauver». Afin que la création de touche soit effective sur votre téléphone, il faut redémarrer ce dernier. Pour ce faire cliquez sur «Redémarrer mon téléphone».

2.4 Terminaux distantsUn «Terminal Distant» (ou Remote Terminal) est un numéro d’utilisateur externe (GSM, PSTN) définie comme numéro interne.
Un terminal distant peut être appliqué à des :
• Numéros disponibles – tous les autres numéros de téléphone
• Numéros de mobile
Chaque fois qu’un terminal distant est appelé, le téléphone de l’utilisateur sonnera en même temps que son terminal IP ou son softphone.

Cas d’utilisation

Votre téléphone mobile est défini comme Terminal Distant. Quand vous recevez un appel entrant, votre terminal IP et votre mobile sonneront simultanément. En fonction de votre localisation, vous serez autorisé à prendre l’appel sur votre téléphone IP ou votre mobile.

Accéder à votre Terminal Distant

Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Sélectionnez «Mes téléphones» et allez dans la partie «Téléphones».

Activer votre Terminal Distant depuis OneAp

Sélectionner «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Sélectionnez «Mes téléphones» et allez dans la partie «Téléphones». Cliquez sur «Téléphone Distant» et activez le bouton bleu.

Désactiver votre Terminal Distant depuis OneApp

Sélectionnez «Téléphone Distant» et désactivez le bouton bleu. «Ce téléphone refuse actuellement les appels» est affiché. Tous vos appels entrants sont automatiquement redirigés vers votre téléphone IP.

Définir les appels simultanés

OneApp permet de définir le nombre d’appels simultanés autorisé sur votre terminal.
Sélectionnez votre terminal, cliquez sur l’icône «Plus» pour augmenter le nombre d’appels simultanés autorisés. Minimum de 2 et un maximum de 5. Cliquez sur «Sauver» pour active les modifications.

Sélectionner «Autoriser les appels en attente» si vous voulez pouvoir accepter les appels simultanés.

Définir le délai avant qu’un terminal distant sonne

Par défaut, tous vos terminaux sonnent en même temps.
Vous pouvez décider d’avoir votre téléphone IP qui sonne en premier et votre terminal distant qui sonne après 15 secondes. Sélectionnez le délai d’attente pour votre terminal.
Sélectionnez votre «Terminal Distant», modifiez le «Temps d’attente en secondes avant de faire sonner le téléphone, après indication d’appel entrant». Cliquez sur + ou – pour configurer votre délai par exemple 7 secondes. Cliquez sur «Sauver» pour activer vos modifications.
Il y aura 7 secondes d’attente avant de faire sonner votre terminal distant.

Éviter que les appelants tombent sur la boite vocale de votre terminal distant

Sélectionnez votre «Terminal Distant», sélectionnez «Eviter la boite aux lettres de ce téléphone distant». Cliquez sur «Sauver» pour activer les modifications.
Vos appelants n’auront jamais accès à votre messagerie de votre terminal distant.

2.5 Multi-terminalLe multi-terminal permet d’affecter un utilisateur à plusieurs téléphones. Chaque fois qu’il y a un appel entrant, tous vos terminaux sonnent en même temps. Cependant, une fois l’appel récupéré, les autres terminaux seront encore disponibles pour recevoir des appels.
Seul l’administrateur de l’entreprise peut affecter un utilisateur à plusieurs terminaux.
• Dans la version Windows de OneApp, vous pouvez utiliser le softphone intégré à l’application. La version Web de OneApp vous permet seulement de monitorer vos terminaux.
• Dans les réglages de OneApp, vous pouvez choisir le terminal rattaché à votre numéro d’extension. Celui que vous utiliserez pour passer un appel depuis votre application OneApp.
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application, puis sélectionnez «Mes téléphones» et allez dans la partie «Téléphones». Choisissez votre terminal. Ajoutez votre terminal par défaut.

• Dans les réglages de l’application OneApp, Vous pouvez trouver tous vos terminaux attachés à votre numéro d’extension. Quand vous recevez un appel, tous vos terminaux actifs sonnent. Vous avez une option dans OneApp pour désactiver un terminal et donc l’empêcher de sonner.
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application, puis sélectionnez «Mes téléphones» et allez dans la partie «Téléphones». Désactivez votre terminal à l’aide du bouton.

• Vous pouvez choisir dans quel ordre vos terminaux sonneront lors de la réception d’un appel entrant. Cela vous permet de privilégier l’un de vos terminaux.
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application, puis sélectionnez «Mes téléphones» et allez dans la partie «Téléphones». Sélectionnez votre terminal. Modifiez le «Temps d’attente en secondes avant de faire sonner le téléphone, après indication d’appel entrant» à l’aide des bouton «+» et «-».

Si vous ne voulez pas qu’un de vos terminaux sonne, désactivez-le.

Le délai en secondes peut être modifié si un terminal est désactivé.
• Depuis votre application OneApp, vous pouvez activer ou désactiver les appels en attente sur tous vos terminaux. Si les appels en attente sont activés, vous pouvez recevoir plusieurs appels en simultané sur votre terminal.
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application, puis activez ou désactivez «Autoriser les appels en attente».

Si la mise en attente est autorisée, vous pouvez modifier le nombre maximal d’appels reçu simultanément sur vos terminaux.
Sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application, sélectionnez «Mes téléphones» et allez dans la partie «Téléphones». Sélectionnez votre terminal. Dans la rubrique «Appels simultanés», sélectionnez «Accepter les appels simultanés» et augmentez la valeur selon vos besoins.

2.6 IntercomLa fonction Intercom permet de contacter vos terminaux enregistrés à votre numéro d’extension ou d’entrer en conférence avec l’un de vos terminaux.
La fonction Intercom est particulièrement utilisée pour le service de continuité d’appels.

2.7 Continuité d’appelsLe service de continuité d’appels (VCC) permet aux utilisateurs de basculer, de façon transparente, d’un terminal à un autre lors d’une conversation.

Cas d’utilisation

Vous arrivez au travail et recevez un appel entrant sur votre téléphone mobile. En arrivant au bureau, vous passez l’appel sur votre téléphone IP et continuez la conversation sans que votre correspondant ne le remarque.

Implémentation du service continuité d’appels (VCC)

• Continuité d’appels avec un téléphone SNOM
Si vous disposez d’un téléphone IP de la marque Snom compatible VCC, vous aurez la possibilité d’avoir une touche raccourcie pour utiliser le service. Pour cela, demandez à votre administrateur qu’il configure une touche multi-ligne de votre téléphone IP comme touche continuité d’appels (VCC).
Vous êtes en communication sur votre téléphone Snom et souhaitez rediriger l’appel sur votre mobile. Pour cela vous utilisez la touche de continuité d’appels (VCC) qui composera automatiquement le numéro de votre mobile et l’ajoutera dans la conversation.

• Continuité d’appels avec OneApp
Répondez à l’appel avec OneApp, sélectionnez «Ajouter mon mobile». Cela fera sonner votre mobile. Prendre l’appel depuis votre mobile pour poursuivre l’appel.

3. Réceptionner des appels

3.1 Présentation d’appel

Pour chaque appel entrant (interne ou externe), le numéro de la personne qui tente de vous joindre est affiché. Ce numéro peut être affiché en claire ou en numéro masqué selon le choix de votre appelant.
Suivant le terminal que vous utilisez, l’appelant vous sera présenté différemment.

Présentation d’un appel entrant sur votre Application OneApp
Accédez à l’application OneApp :
Si un appel vous est envoyé, vous en êtes informé et plusieurs possibilités s’offrent à vous :
• Répondre à l’appel,
• Rediriger l’appel vers une autre extension à l’aveugle ou en VIP,
• Raccrocher l’appel,
• Rediriger vers la boite vocale.

Présentation d’appel entrant sur votre Terminal IP

Si vous utilisez un téléphone de bureau, l’appel vous sera présenté sur l’écran du téléphone avec le nom et le numéro de l’appelant. Vous aurez alors la possibilité de prendre l’appel en décrochant. Si votre téléphone IP est compatible, vous aurez la possibilité de rediriger vos appels vers une autre extension.

3.2 Répondre à un appel entrantLors d’un appel vers votre poste, il vous suffit de décrocher votre terminal ou d’accepter la communication sur votre application OneApp.

Notez que répondre à un appel avec OneApp n’est possible que pour les terminaux qui supportent la réponse à distance.

Manager votre appel avec l’application OneApp

Sélectionnez «Répondre» pour prendre l’appel. Le statut de votre communication passe de «Sonne» à «En communication». Le nom et le numéro de l’appelant sont affichés. Dès que vous répondez à l’appel, la durée d’appel commence à s’afficher.

Durant la conversation, vous pouvez à tout moment effectuer les actions suivantes :
• Ajouter un participant à l’appel,
• Mettre en attente la communication (le son de votre micro et vos haut-parleurs sont coupés),
• Rediriger l’appel vers une autre extension,
• Rediriger VIP, permet de contourner toutes les règles de transfert en place,
• Rediriger vers la boite vocale,
• Sélectionner l’icône clavier pour afficher le pavé numérique,
• Raccrocher pour mettre un terme à l’appel,
• Nouvel appel vous permet d’effectuer un second appel en simultané.

Lorsque vous effectuez des appels simultanés, vous pouvez prendre les mesures suivantes :
• Fusionner permet de regrouper tous vos appels en cours et en attente en une conférence,
• Transférer permet de regrouper tous vos appels en cours et en attente en une conférence dont vous ne ferez pas partie.

Lors de l’exécution de OneApp en version Windows avec l’activation du softphone, vous pourrez configurer le volume du microphone et haut-parleurs grâce à l’outil situé dans l’angle en bas à droite de votre PC.

3.3 Rediriger un appel en coursLors d’un appel entrant vers votre poste, vous avez la possibilité de rediriger l’appelant vers un autre poste.
Cette action peut être effectuée avant l’établissement de la communication ou durant la communication.
Deux modes de redirection vous sont proposées, la redirection normale ou la redirection VIP.

Vous acceptez l’appel entrant qui arrive sur votre application OneApp. L’appelant souhaite parler à Alexandre sur l’extension 10. Il a besoin d’être redirigé vers le numéro interne 10.
Prenez l’appel, sélectionnez «Rediriger» pour transférer votre appelant vers l’extension 10. Composez le numéro de l’extension, cliquez sur «Rediriger».
Le terminal d’Alexandre sonne. Quand il répond, le correspondant sera en communication avec l’extension 10.

3.4 Ne pas dérangerLe service Ne Pas Déranger (NPD ou DND) vous permet de bloquer tous les appels entrant sur votre téléphone IP ou votre softphone.
Pour activer le service Ne Pas Déranger depuis OneApp, sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Sélectionnez «Mes téléphones» et allez dans la partie «Ne pas déranger».
Cliquez sur le bouton bleu pour activer le mode Ne Pas Déranger (DND).

Cliquez de nouveau sur le bouton pour désactiver le mode «Ne Pas Déranger», le bouton sera gris.

Dans le répertoire de l’entreprise, votre profil OneApp sera notifié comme «Ne Pas Déranger».

3.5 Double appelVous êtes déjà en communication, le service d’»Appels en attente» vous permet d’être averti qu’un deuxième correspondant essaie de vous joindre.
Vous serez averti par un “BIP” et un message s’affichera sur OneApp.
Vous pouvez décider de prendre le deuxième appel en mettant le premier en attente. La musique d’attente sera alors lue. À tout moment, vous pouvez débloquer le premier appel ou raccrochez.

Activer/désactiver la mise en attente depuis OneApp

Pour activer ou désactiver la mise en attente depuis OneApp, sélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application, puis sélectionnez «Mes Téléphones».
Activez le service «Autoriser les appels en attente» en cliquant sur le bouton.

Désactivez le service «Autoriser les appels en attente» en cliquant sur le bouton.

4. Passer des appels
OneApp permet à l’utilisateur d’appeler des numéros internes, numéros externes, des contacts privés à partir d’un clavier ou du répertoire de l’entreprise.
Un appel sortant peut être passé de votre téléphone IP ou de votre application OneApp.
OneApp peut être utilisée avec son softphone intégré ou en manageant votre téléphone IP.4.1 Appeler un contact à l’aide du clavier OneAppSi vous connaissez le numéro de la personne à contacter, vous pouvez composer son numéro en utilisant le clavier OneApp.
Entrez le numéro de la personne (sans oublier le 0 pour l’extérieur) à appeler et validez à l’aide de l’icône «téléphone vert». (Si vous voulez modifier le numéro, utiliser l’icône effacer).La communication commence dès que vous lancez l’appel.4.2 Appeler un contact à l’aide du répertoire OneAppSi vous ne connaissez pas le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez appeler, vous avez la possibilité de rechercher le contact dans le répertoire OneApp.
Entrez les caractères (lettres, nombres) pour filtrer votre recherche. Sélectionnez le contact souhaité parmi la liste. Sélectionnez le numéro de téléphone à contacter.
Vous pouvez également rechercher le contact parmi les catégories : Tous, Départements, Favoris, Groupes, Répertoire personnel, Service, Contacts partagés, Numéro court, Employés.4.3 Connaître votre numéro de poste interne et votre numéro externeSélectionnez «Réglages» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Sélectionnez «Détails» et allez dans la partie «Détails personnels». Votre numéro interne et externe sont affichés.
5. Gérer les appels

5.1 Mettre en attenteSélectionnez «Mettre en attente» pour placer l’appelant en attente. Sélectionnez «Reprendre» pour récupérer l’appel et continuer la conversation.

5.2 Transfert d’appel5.2.1 Transfert en une étape

Vous recevez un appel entrant et l’appelant désire parler avec le département des ventes.
Vous transférez l’appelant au service demandé sans annoncer l’appel. Si le département des ventes n’est pas disponible pour prendre l’appel et qu’une règle de transfert vers la messagerie vocale est activée, l’appelant sera transféré vers la messagerie vocale.
Sélectionnez «Rediriger» pour transférer l’appel vers une autre extension. Entrez le numéro d’extension vers qui votre correspondant sera transféré. Cliquez sur «Rediriger». L’appelant sera automatiquement transféré.

5.2.2 Transfert VIP en une étape

La redirection VIP permet à l’appelant d’être redirigé en contournant toutes les règles de transfert en place.
A titre d’exemple, un appelant souhaite être redirigé vers le service des ventes. Le département des ventes a activé une règle de transfert pour que tous les appels entrants soient redirigés vers sa boîte vocale.
Lorsque vous effectuez un transfert en une seule étape, l’appelant sera redirigé vers la boîte vocale du service des ventes. Alors qu’avec une redirection VIP, l’appelant sera redirigé vers l’un des terminaux de l’équipe de vente.
Sélectionnez «Rediriger VIP» pour transférer l’appel vers une autre extension. Entrez le numéro d’extension vers lequel votre correspondant sera transféré. Cliquez sur «Rediriger VIP». L’appelant sera automatiquement transféré.

5.2.3 Transfert en deux étapes

Vous recevez un appel entrant et l’appelant désire parler avec Alexandre, par exemple.
Avant de rediriger l’appelant à la personne demandée, vous voulez vous assurer qu’Alexandre est disponible pour prendre l’appel.
Appelez Alexandre en cliquant sur «Nouvel appel». L’appelant sera mis en attente automatiquement.
Sélectionnez «Transfert» pour mettre en relation Alexandre et votre appelant.

5.3 ConférenceCréer une conférence

Durant un appel, sélectionnez «Ajout participant».
Composez le numéro de la personne à ajouter dans la conférence. Validez sur «Ajout participant».
Lorsque l’appelant est connecté, les trois participants seront dans une conversation.

Retrait d’un participant à la conférence

Seulement l’initiateur de la conférence peut supprimer des participants. L’initiateur peut choisir parmi la liste des participants ceux qui doivent être retirés de la conférence. Les participants retirés auront leur communication raccrochée.
Durant un appel en conférence, sélectionnez «Voir les participants», puis cliquez sur la corbeille pour supprimer le participant.
Si l’initiateur de la communication quitte la conférence, tous les participants seront raccrochés en même temps.

Fusionner vos communications pour démarrer une conférence

Vous pouvez fusionner vos appels simultanés pour mettre plusieurs correspondants en une seule communication.
Vous recevez un appel entrant sur OneApp. L’appelant voudrait parler à Alexandre. Avant de commencer une conférence téléphonique, vous voulez vous assurer que Alexandre est disponible pour prendre l’appel.
Vous mettez l’appel en attente et appelez Alexandre. Comme Alexandre est disponible, vous fusionnez simplement les deux appelants.
Appelez Alexandre en cliquant sur «Nouvel appel». L’appelant sera mis en attente automatiquement. Sélectionnez «Fusionner» pour amener les deux conversations en une seule conférence.

5.4 Filtrage d’appelsLe service filtrage d’appel vous permet d’identifier l’appelant avant d’accepter un appel. L’appelant doit s’identifier vocalement via un service vocal de filtrage d’appel. L’enregistrement vocal vous sera immédiatement transmis sur votre poste.

Après écoute de l’enregistrement, vous aurez alors le choix de :
• Prendre l’appel entrant,
• Refuser l’appel,
• Transférer l’appel vers un autre poste.

Ce service peut aussi être utilisé pour les appels masqués.

Cas d’utilisation

Vous souhaitez connaitre l’identité de chaque appelant, qu’il soit anonyme ou non. Pour cela, vous utilisez la fonction filtrage d’appel depuis votre application OneApp.
Avant que votre téléphone ne sonne, le service de filtrage d’appel demande à l’appelant de s’identifier à voix haute («Je suis…») et le met en attente.
Votre téléphone sonne et vous indique qu’une personne essaie de vous joindre en diffusant son enregistrement vocal.

Plusieurs choix s’offrent à vous :
• Choix 1 : Prendre la communication,
• Choix 2 : Transférer l’appel (taper le numéro puis # pour valider),
• Choix 3 : Mettre fin à l’appel,
• Choix 4 : Transférer l’appel à la boite vocale,
• Choix 5 : Réécouter le message vocal.

Mise en place du service de filtrage d’appel

Plusieurs règles de filtrage d’appel peuvent être définies en même temps.
Sélectionnez «Filtrage d’appel» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application.

Pour créer une nouvelle règle dans «Filtrage d’appel», sélectionnez «Ajouter». Ajoutez l’»Etiquette» (optionnel). Choisissez pour quel type d’appel la règle de filtrage d’appel s’applique (Tous les appels/Numéros masqués/Appels externes/Appels internes). Choisissez dans quelle condition la règle de filtrage d’appel s’applique (En tout temps/Je ne réponds pas/Je suis occupé/Je suis injoignable).

Paramètres avancés

Il est possible de paramétrer des configurations avancées à la règle de «Filtrage d’appel» dans «Réglages Avancés» :
• Filtrer par appelant : applique le service sur un numéro spécifique
• Filtrer par numéro appelé : sélectionner le type de numéro à filtrer (numéro court (105, 205…), numéro externe, numéro mobile)
• Filtrer selon l’état de présence : définit votre état personnel (disponible, repas, en voyage…) qui met en place ou non la règle (configurable à partir du profil de l’utilisateur)

Sélectionnez «Sauver» en haut à droite de l’application pour sauvegarder la règle de filtrage d’appel.

Vérification de l’activation de la règle

Déroulez le menu de l’application et vérifiez que la règle filtrage d’appel est activée.
La règle est maintenant activée. Les appelants sont dirigés sur le service vocal du filtrage d’appel qui leur demandera de s’identifier vocalement dans un enregistrement. Le terminal de l’appelé sonne, plusieurs choix s’offrent à lui :
• Taper 1 pour prendre l’appel,
• Taper 2 pour transférer l’appel,
• Taper 3 pour raccrocher,
• Taper 4 pour transférer l’appel vers sa boite vocale
• Taper 5 pour réécouter le message vocal de l’appelant.

Désactivation de la règle

Vous pouvez ensuite désactiver et réactiver le service selon vos besoins : sélectionnez «Filtrage d’appel» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Cliquez sur le bouton bleu (règle activée), le bouton passera en gris (règle désactivée).

Suppression de la règle

Pour supprimer la règle déjà prédéfinie dans filtrage d’appel : sélectionnez «Filtrage d’appel» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Éditez la règle, sélectionnez «Filtrage d’appel» puis «Supprimer».
La règle est maintenant supprimée et le stick dans le menu est désactivé.

6. Mes messages

6.1 Écouter et supprimer un messagePour consulter vos messages, cliquez sur «Messages», puis cliquez sur le message que vous souhaitez écouter. Pour écouter le message, appuyez sur «Appel pour écouter ce message».
Votre messagerie vocale vous permet de consulter à la fois vos messages personnels et messages de groupes d’extension et de groupes type Call Center.

Pour supprimer le message, cliquez sur «Supprimer».

6.2 Personnaliser et activer le message d’accueilVotre service de messagerie vocale vous permet de personnaliser l’annonce d’accueil de votre messagerie vocale en enregistrant ou modifiant votre annonce d’accueil. Par défaut, vos correspondants sont accueillis par une annonce standard qui leurs rappellent votre numéro d’extension.

Deux possibilités s’offrent à vous :
• Enregistrer uniquement votre nom : par défaut votre nom correspond à votre numéro d’extension (exemple : «Alexandre Dupond»)
• Personnaliser l’ensemble de votre annonce d’accueil (exemple : «Bonjour, vous êtes sur la messagerie d’Alexandre Dupond, merci de laisser un message après le bip sonore»)

Pour ce faire cliquez sur «Messages», puis «Réglages» et enfin «Gérer les annonces d’accueil». Choisissez l’option souhaitée.

Pour activer votre annonce ou votre nom audio personnalisé, se rendre dans l’onglet «Messages» puis «Réglages». Dans la rubrique «Mon annonce d’accueil», sélectionnez «Annonce personnalisée» ou «Nom audio personnalisé».

6.3 Être prévenu de la présence de nouveaux messages personnelsLorsqu’un nouveau message est déposé sur votre messagerie, vous pouvez être averti de plusieurs manières.
• par OneApp : une notification chiffrée présente sur l’écran d’accueil vous indique le nombre de message reçu non lu.
• par e-mail : votre messagerie peut vous envoyer un e-mail vous informant qu’un message vocal a été laissé sur votre messagerie vocale. Vous pouvez aussi demander que le fichier vocal contenant le message soit attaché à l’e-mail. Cette configuration s’effectue sur votre application OneApp.
Cliquez sur «Messages», puis «Réglages» et choisir la notification par courriel souhaitée.

Votre adresse e-mail doit être enregistrée sur votre profil, si ce n’est pas le cas contacter votre administrateur.

7. Manipulations avancées d’appels entrants

7.1 Blocage d’appels malveillantsLe service de blocage d’appels malveillants (anonyme ou un numéro spécifique) permet de filtrer les appels malveillants en bloquant tous les appels dont les numéros figurent dans une liste noire de numéros.
Si un numéro figurant dans cette liste noire vous appelle, l’appel sera bloqué, vous ne serez pas dérangé car votre poste ne sonnera pas.
Si vous le souhaitez, vous pouvez bloquer tous les appelants qui utilisent un numéro masqué.
L’activation et la configuration du service «Liste Noire» s’effectue depuis l’application OneApp.

Vérifiez que votre entreprise a souscrit au service de blocage des appels malveillants en vérifiant sa présence dans le menu déroulant en haut à droite de l’application OneApp.

Si le service n’est pas listé, consultez votre administrateur.

Création d’une liste noire de numéros indésirables

Accédez au service de blocage d’appels depuis OneApp via le menu déroulant en haut à droite puis sélectionnez «Liste Noire».
Ajoutez une personne à la liste noire, pour ce faire sélectionnez «Ajouter».
Entrez dans la barre de recherche le numéro de la personne à ajouter à la liste noire. Validez en sélectionnant «Ajouter» en haut à droite de l’application.
Il est possible de chercher une personne en fonction de son Nom, Prénom, Numéro de téléphone, Groupe, message personnalisé. L’utilisateur peut ajouter à sa liste noire un numéro même si le contacte n’a pas été enregistré.

Vérification de l’activation de la règle

Déroulez le menu de l’application et vérifiez que la liste noire est activée.
La règle est maintenant activée. Les appelants présents sur votre liste noire entendront une tonalité «occupé» puis l’appel sera terminé.

Désactivation de la règle

Vous pouvez ensuite désactiver et réactiver le blocage d’un numéro selon vos besoins à l’aide du bouton à bleu ci-dessous.

Suppression de la règle

Pour supprimer la règle prédéfinie dans liste noire, sélectionnez «Liste Noire» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Cliquez sur la flèche de la règle à supprimer et sélectionnez «Supprimer».

Réglages Avancés

Rejeter tous les appels avec un numéro masqué

La règle est présente sur votre application OneApp dans «Liste Noire», vous pouvez l’activer ou la désactiver comme il vous convient à l’aide du bouton à droite.

Rejeter un appelant présent dans votre liste des appels récents

Vous pouvez mettre un contact directement dans la liste noire à partir de la liste de vos appels récents.
Allez dans la liste de vos «Appels récents» et sélectionnez l’icône flèche vers le bas sur le contact à mettre en liste noire. Sélectionnez «Ajouter le numéro de la liste noire». Pour enlever le numéro de la liste noire, effectuer la même procédure et sélectionner «Enlever le numéro de la liste noire».

7.2 Règles de redirection d’appelsLa règle de redirection d’appels vous permet de filtrer vos appels entrants. Vous pouvez rediriger une partie ou l’ensemble de vos appels entrants vers votre messagerie vocale ou un autre poste.
Ce service peut être activé lorsque vous êtes absent afin de rediriger vos appels entrants vers une tierce personne.

La règle de redirection peut être activée en fonction :
• de la personne qui vous appelle,
• de votre état de présence (si vous êtes disponible, en vacances, occupé…),
• des heures de travail (la règle est activée de 9h à 19h).

Vous avez aussi la possibilité d’activer votre règle de redirection un jour précis en modifiant votre état de présence.
L’activation et la configuration du service redirections s’effectue depuis l’application OneApp.

Mise en place du service de redirection d’appels

Comment configurer une règle de redirection d’appel active lorsque le statut est défini comme «occupé».
Plusieurs règles de redirection d’appels peuvent être définies en même temps.
Sélectionnez «Redirections» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application.

Pour créer une nouvelle règle dans «Redirections», sélectionnez «Ajouter».

Entrez le nom de la règle dans «Etiquette» (optionnel). Complétez pour qui la règle s’applique dans «Filtrer par origine» (Tous les appels/Appels avec numéro masqué/Appels externes/Appels internes).

Pour des appelants spécifiques, allez dans les «Réglages Avancés» et filtrer par appelant séparer les numéros par une virgule (103, +33235121620).

Configurer la condition et la destination de redirection

Configurez la condition de redirection d’appels dans «Filtrer par conditions téléphoniques» (en tout temps/Je ne réponse pas/Je suis occupé/Je suis injoignable). Configurez la «Destination» de redirection d’appels. Puis validez en sélectionnant «Sauver» en haut à droite de l’application.

Déclarez maintenant la règle active lorsque mon statut passe «Occupé», allez dans «Filtrer selon l’état de présence» pour sélectionner l’état dans lequel la règle sera active. Configurable en cliquant sur votre «Statut».

Pour vérifier de l’activation/désactivation de la règle, allez dans le menu «Redirection» et vérifier que la redirection est activée.

Activer votre règle de redirection en fonction de votre état de présence

Si vous le souhaitez, votre règle de redirection peut être activée automatiquement pour un jour précis de l’année.
Pour cela, il vous suffit de configurer votre statut sur votre «Etat de présence». Votre statut peut passer automatiquement en mode «Absent» et activer la règle de redirection. Pour configurer votre état de présence cf. 1.6 Manager mon état de présence

Suppression de la règle

Pour supprimer la règle prédéfinie dans «Redirections», cliquez sur la flèche et faire «Supprimer».

7.3 Assistant d’absenceLe service d’Assistance d’Absence vous permet, lors de vos absences, de rediriger tous vos appels entrants vers un service vocal interactif.
Vous pouvez choisir le motif et la durée de votre absence. L’appelant en sera informé et aura le choix d’être dirigé vers sa messagerie vocale ou vers votre remplaçant.
L’activation et la configuration du service «Assistant d’absence» s’effectue depuis l’application OneApp.

Cas d’utilisation

Vous partez en vacances dans quelques heures et souhaitez qu’en votre absence tous vos appels entrants ne soient pas perdus et soient traités convenablement.
Pour cela, vous activez depuis votre application OneApp, le service d’assistance d’absence. Vous définissez votre secrétaire ou tout autre personne sensée vous remplacer comme personne qui va se substituer à vous pour le traitement de vos appels en votre absence.
Une fois ce service activé, tous les appels qui vous sont destinés sont redirigés vers votre service vocal d’assistance d’absence.
Les personnes qui vous appellent seront alors informées du motif et de la durée de votre absence.

Ils auront ensuite le choix de :
• Laisser un message sur votre boîte vocale,
• Contacter votre remplaçant,
• Faire sonner votre poste (malgré votre absence).

Mise en place du service d’assistance d’absence

Une seule règle d’absence peut être définie à la fois.

Accédez au service d’assistance d’absence depuis OneApp. Pour ce faire, sélectionnez «Assistant d’absence» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application.

Créer une nouvelle règle dans Assistant d’absence

Sélectionnez «Ajouter», puis entrez une «Etiquette» (optionnel).

Complétez pour qui la règle d’assistance d’absence s’applique (Tous les appels/Appels avec numéro masqué/Appels externes/Appels internes).
Choisissez dans quelle condition la règle d’assistance d’absence s’applique (en tout temps/Je ne réponds pas/Je suis occupé/Je suis injoignable).
Si vous choisissez «Je ne réponds pas». Ajoutez un délai
Choisissez l’état de présence qui définit l’état d’activation de la règle (absent, en réunion avec un client, en vacances…).
Validez en sélectionnant «Sauver» en haut à droite de l’application.

Configurer la gestion d’appel

Sélectionnez «Assistant d’Absence» en haut puis «Réglages».

Choisissez votre substitut.

Sélectionnez les options que vous souhaitez. «Déconnecter après l’annonce» permet de couper l’appel une fois le message vocal joué.
Sélectionnez «Éditer le message d’absence» afin de modifier votre message d’absence votre terminal sonne. Décrochez et suivez les instructions vocales proposées.

Pour vérifier l’activation/désactivation de la règle, allez dans «Assistant d’absence» et activez/désactivez le bouton à droite.

Suppression de la règle

Pour supprimer la règle prédéfinie dans l’assistant d’absence, sélectionnez «Assistant d’Absence» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application. Cliquez sur la flèche puis sur «Supprimer».

7.4 Interception d’appelL’interception d’appel vous permet d’autoriser les autres utilisateurs à répondre à vos appels téléphoniques.
Lorsque votre terminal sonne, un autre utilisateur peut, depuis son poste, récupérer votre appel grâce à une séquence de touches.
Pour intercepter un appel, positionnez sur votre répertoire sur «Tous», vous verrez les personnes recevant un appel entrant. Vous avez la possibilité d’intercepter l’appel en cliquant sur la personne concernée, puis sur «Prendre l’appel».

Trois règles d’interception d’appel peuvent être définies par l’administrateur :
• Interdire l’interception d’appel sur votre numéro d’extension (par défaut),
• Accepter uniquement les personnes de votre groupe à intercepter vos appels (l’extension 203 ne pourra pas intercepter une communication à destination de 101),
• Toutes les extensions peuvent intercepter vos appels.

7.5 Service de Call QueuingLe service «Call Queuing» est à la fois un service de pré-décroché et un service de mise en file d’attente de vos appels entrants.
Il permet de répondre automatiquement à tous vos appels entrants en leurs jouant un message de bienvenue et une musique d’attente jusqu’à ce que vous soyez disponible pour prendre cet appel.

Chaque appel entrant bénéficiera d’un traitement automatique comprenant :
• le pré-décrochage automatique avec un message de bienvenue,
• une mise en file d’attente accompagnée d’une musique d’attente.

Un appel présent dans la file d’attente vous sera automatiquement présenté à chaque fois que votre ligne sera rendue disponible.
L’activation et la configuration du service Call Queuing s’effectue depuis l’application OneApp.

Mise en place du service de Call Queuing

Plusieurs règles peuvent être définies avec une seule et même musique de file d’attente.
Sélectionnez «Call Queuing» dans le menu déroulant en haut à droite de l’application.

Créez une nouvelle règle dans Call Queuing, sélectionnez «Ajouter» pour créer une règle dans «Call Queuing».

Complétez pour qui la règle de Call Queuing s’applique (Tous les appels/Appels avec numéro masqué/Appels externes/Appels internes). Choisissez quelle condition la règle de Call Queuing s’applique (Je suis occupé/ En tout temps).
Validez en sélectionnant «Sauver» en haut à droite de l’application.

Pour vérifier l’activation/désactivation de la règle, allez dans «Call Queuing» et activez/désactivez la règle à l’aide du bouton à droite.

Modification du message Call Queuing (pré-décroché)

Modifiez le message d’accueil du pré-décroché. Allez dans «Réglages», puis sélectionnez «Modifier l’annonce d’accueil», votre terminal sonne. Décrochez et suivez les instructions vocales proposées.

Suppression de la règle

Pour supprimer la règle prédéfinie, cliquez sur la flèche, puis faire «Supprimer».

8. Appels monitorés et supervision

8.1 Supervision d’appelsLe service de surveillance des appels permet à l’utilisateur d’un terminal multi-lignes de surveiller les communications d’un autre utilisateur interne.
Un indicateur s’affiche sur la ligne monitoré de votre téléphone IP pour vous indiquer l’état de la ligne surveillé.
Le service est configuré et activé par l’administrateur de l’entreprise.
L’utilisateur doit disposer d’un terminal multi-lignes et le mode PickUp (interception d’appel)doit être activé sur le téléphone à surveiller.

L’application OneApp permet aux utilisateurs de voir l’activité des utilisateurs de l’entreprise directement à partir du répertoire.

Vous pouvez utiliser le répertoire OneApp pour vérifier l’état des utilisateurs internes.
Pour ce faire, sélectionnez le répertoire (Tous, Département, Favoris, Groupes, Répertoire Personnel, Services, Contacts partagés, Numéros abrégé, Employés). Puis sélectionnez le contact à appeler.
Ou
Entrez dans la barre de recherche du répertoire d’entreprise les informations pour trouver votre contact. Sélectionnez le contact.
Pour chaque contact, un statut de sa ligne est indiqué :

Ci-dessous la liste des statuts.

 

9. Messagerie instantanée
OneApp est dotée d’une messagerie instantanée qui permet d’échanger avec les différents collaborateurs de votre entreprise.
Toutes vos discussions sont situées dans l’onglet «Chats».Pour écrire un message à un correspond, cliquez sur «Chats», puis la flèche en haut et faites «Ajouter».Sélectionnez votre destinataire, puis insérez le contenu de votre message. Pour finir cliquez sur «Envoi».Lorsque vous avez un message, une notification s’affiche sur OneApp. Pour lire la conversation et écrire à la personne qui vous a envoyé un message, cliquez sur le contact.Pour répondre à la personne, insérez le contenu dans la zone «Texte». Puis cliquez sur «Envoi». Pour supprimer le message, cliquez sur la flèche à droite, puis sur «Supprimer».
10. Groupe ACD

L’ACD (Automatic Call Distributor) est un système de distribution d’appels automatisé. Cette solution répond et distribue les appels entrants à un groupe spécifique d’agents en fonction de leur disponibilité au sein d’une organisation.

Ce système est une option de la solution Centrex de One Opérateur, pour l’ajouter contactez votre commercial.

La configuration de l’ACD est réalisée par l’administrateur.

10.1 Se connecter/déconnecter au groupement ACDCliquez sur «Groupes», puis sur «Connecter»/»Déconnecter» ou bien se mettre en «Pause».

Se connecter.

Se déconnecter/ mettre en pause.

Annuler la pause.

Dans le cas où vous appartenez à plusieurs groupes ACD, la connexion/déconnexion s’effectue directement auprès de l’intitulé du groupe à l’aide du bouton.
L’agent n’est connecté à aucun groupe :

L’agent est connecté au groupe «ACD-TEST-1».

10.2 La supervision de groupes ACDLa supervision est accessible uniquement si vous êtes superviseur ACD (faire la demande à votre administrateur).

La supervision permet de visionner :
• Les appels en cours
• Les appels en file d’attente
• Le nombre d’agents ACD dans le groupe
• Les agents connectés

Pour accéder à ces données, allez dans «Groupes», puis «Supervision de groupes ACD» et cliquez sur le groupe qui vous intéresse.

Listing des agents :

11. Intégration CRM

Dans OneApp, l’intégration d’un CRM se nomme « UCC connect ». Cette option permet d’intégrer la téléphonie avec les solutions de CRM du marché (Salesforce, Sage, Microsoft Dynamics…), simplifiant ainsi les fonctionnalités de click-to-call et de remontée de fiches.

Ce système est une option de la solution Centrex de One Opérateur. Pour l’ajouter, contactez votre commercial.

La mise en place d’UCC connect est réalisée par l’administrateur.

11.1 Premier démarrage d’UCC connectAccédez à «UCC connect» via le menu en haut à droite de OneApp.

Avant le premier démarrage, installez le programme en cliquant sur «Télécharger» et en exécutant le fichier .exe.

Ensuite, cliquez sur «démarrer» après l’installation de l’UCC connect.

11.2 Configuration du CRM dans UCC ConnectUne fois l’installation de l’UCC connect achevée, ouvrez le panneau de configuration.

Dans cette fenêtre, vous trouvez tous les onglets pour configurer votre CRM.

Si vous avez besoin d’aide pour la configuration, contactez le 02 35 12 16 20 (choix 1).

Une fois votre CRM installé, vous pouvez rechercher les contacts de votre CRM via la barre de recherche, en cliquant sur ce bouton.

11.3 Préférences de l’UCC connectPour paramétrer vos préférences de l’UCC connect, rendez-vous dans le menu en haut à droite, puis cliquez sur «Réglages», allez dans l’onglet «Autres réglages» et gérez les paramètres de l’UCC connect.
Il vous est possible d’afficher la fiche du contact directement ou bien que OneApp vous le propose, en fonction de l’option choisie sur un appel entrant (lors de la sonnerie/lorsque l’appel est décroché).

Afin que l’UCC connect se lance automatiquement lors du démarrage de OneApp, sélectionnez «Oui» dans la rubrique «Se connecter au démarrage».

Gestion de vos préférences Cookies

Le terme de « cookie » recouvre l’ensemble des traceurs enregistrés, ou lus, par votre ordinateur lors de la consultation de notre site Internet. En dehors des cookies de navigation, strictement nécessaires au fonctionnement du site, et les cookies de mesure de fréquentation du site, vous pouvez paramétrer le dépôt des cookies sur votre ordinateur et ainsi choisir comment vous souhaitez que vos données à caractère personnel soient utilisées en fonction des objectifs détaillés ci-dessous.

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