L’accueil téléphonique, le reflet d’une entreprise professionnelle

L’accueil téléphonique ou physique est la première impression du prospect et du client. Si cet accueil ne les satisfait pas, les chances de les revoir s’amenuisent. En d’autres termes, l’accueil est le point d’entrée stratégique de la relation client. Lorsqu’un client se déplace directement dans votre entreprise, s’il se retrouve face à une porte close ou à une file d’attente très longue, votre image de marque et votre crédibilité en pâtissent. Concernant l’accueil téléphonique, c’est la même chose : si le prospect ou le client n’obtiennent aucune réponse, vous marquez un mauvais point.

L’accueil téléphonique est un service destiné à gérer les appels entrants dont le but est de faciliter le traitement des appels afin d’améliorer la relation client. L’accueil téléphonique est une vitrine sonore pour les entreprises.

Le pré-décroché est un décrochage automatique des appels entrants avec une diffusion d’une musique et d’un message de bienvenue. Il permet de faire patienter l’interlocuteur.

Le SVI permet de prendre en charge les appels afin de les rediriger vers les bons interlocuteurs. Ainsi, l’appelant est redirigé vers le service de votre entreprise qui l’intéresse, il limite le délai d’attente et optimise la prise en charge des appels.

L’attente téléphonique permet de faire patienter les appelants avant la mise en relation avec leur interlocuteur. Généralement l’attente utilise une musique qui doit être cohérente avec l’image de votre structure.

Le répondeur téléphonique prend en charge les appels si le service est occupé ou bien si l’appel est passé en dehors des heures d’ouvertures.

Le répondeur peut aussi être mis en place sur votre flotte de mobile, si vous avez une équipe commerciale ou bien des collaborateurs nomades. Vous assurez ainsi une cohérence à l’image de marque de votre entreprise.

L’accueil téléphonique représente votre marque. Il est le 1^er contact de vos prospects, c’est pourquoi il ne doit pas être négligé.

L’absence de message d’accueil met l’appelant dans le flou : Ai-je appelé le bon numéro ? L’entreprise existe-elle vraiment ? Le numéro est-il toujours attribué ? L’accueil téléphonique est primordial pour éviter la perte d’appels et la perte de chance de gagner des nouveaux clients.

En outre, pour inspirer confiance à vos prospects et vos clients, soignez vos messages d’accueil, d’attente et de répondeur. C’est l’occasion pour votre entreprise d’illustrer son professionnalisme et l’importance que vous donnez à un accueil de qualité.

Le message d’attente téléphonique agit sur la patience de l’appelant. En effet, nous vous conseillons d’utiliser une musique en adéquation à votre activité pour votre attente. Vous pouvez aussi communiquer de l’information à forte valeur ajoutée, comme par exemple mettre en avant un produit ou bien évoquer un événement, ou une ouverture/fermeture exceptionnelle. Ce procédé vous permet en outre de varier votre attente téléphonique et d’éviter ainsi la lassitude de vos clients.

Les messages d’accueil téléphonique font partie de votre stratégie de communication. Utiliser l’ambiance sonore comme un outil de marketing sensoriel pour marquer les esprits. Vous pouvez varier votre musique d’accueil téléphonique, une musique dynamique, classique, … mais elle doit être reconnaissable. La musique doit être l’empreinte, l’ADN de votre entreprise.

De même qu’harmoniser vos messages téléphoniques sur tous les terminaux, pensez aussi à personnaliser les répondeurs de votre flotte mobile. Un réel gage supplémentaire de professionnalisme. Ainsi, vos prospects et clients reconnaissent immédiatement votre marque.

Se faire accompagner par des spécialistes, un studio d’enregistrement, permet ainsi de :

• Avoir le recul nécessaire pour déterminer les actions les plus pertinentes
• Garantir la cohérence des actions déployées (par rapport à l’image de marque)
• S’assurer d’obtenir des résultats optimaux
• Maîtriser les problématiques liées aux droits de diffusion de musiques
• Gagner du temps
• Bénéficier des meilleures ressources

Pour conclure, l’accueil téléphonique est aussi important que l’accueil physique. Il génère de nombreuses conséquences pour l’image de marque et pour la fidélité des clients. Alors prenez le temps de bien faire vos messages studio !